В апреле 2015 года Государственная Дума РФ приняла закон, делающий применение печати ООО при оформлении различных документов необязательным. ФЗ №82 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» внес ряд корректировок в действующие нормативно-правовые акты. В частности, нововведения затронули ФЗ №208 от 26 декабря 1995 г. и ФЗ №14 от 8 февраля 1998 г.
Что говорит законодательство?
Последняя редакция п. 5 ст. 2 ФЗ №14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» регламентирует право таких организаций использовать печать, но не делает это их обязанностью. Иначе говоря, сама компания, работающая в статусе ООО, решает, нужна ли ей печать или документы будут оформляться без нее. Последний вариант возможен, если в уставе организации не закреплена необходимость заверки документации печатью. При этом закон об отмене обязательного использования штампов ООО все равно обозначает ряд ситуаций, когда документы должны заверяться именно таким способом:
- применение печати организации зафиксировано в уставе;
- заверка с использованием штампа обозначена в качестве обязательства в местных нормативных актах.
Из этого следует, что даже налоговые органы не вправе отказывать в приемке документов ООО, если те не заверены оттиском организации.
Согласно ст. 2 ФЗ №14, организация, работающая в статусе ООО, может иметь штамп с собственной символикой и названием. При этом законодательно не утвержден точный перечень элементов, которые обязаны находиться на печати. Последняя может иметь любую форму, а не только круглую, также действующие законы не расценивают как нарушение использование нескольких оттенков на одном штампе.
Введенные поправки позволили освободить юрлиц со статусом ООО и АО от обязательного использования печатей при оформлении бланков в рамках различных операций с документацией. При этом за компаниями сохранились права на владение и использование фирменных печатей, символики и других персонализирующих атрибутов с использованием своего наименования, включая товарный знак.
В связи с этим ряд компаний изменил организационный устав, включив в его текст обязанность по заверке документов печатью. Другие фирмы не обратили должного внимания на законодательные изменения. Они продолжили применять штампы на бланках вне зависимости от содержания устава и требования местных нормативно-правовых актов. Совокупность этих факторов вызвала своего рода неразбериху, когда компании, не понимая, когда нужно ставить печать, а когда без нее можно обойтись, используют ее даже при активном распространении электронного документооборота и внедрении ЭЦП.
Требуется ли ставить штамп на документы?
Согласно действующему законодательству, организации АО и ООО должны пользоваться печатями, если это предусмотрено специальными нормативно-правовыми актами, в частности в п. 5 ст. 2 ФЗ №14 и п. 7 ст. 2 ФЗ №208. Изменение было принято в 2015 году. При этом все законы, регламентировавшие до этого обязательную заверку документации оттисками, были дополнены уточнением «при наличии печати», т.е. если штамп у компании отсутствует, нет необходимости разрабатывать и внедрять его.
Так, в действующей редакции ФЗ №218 от 13 июля 2015 года «О госрегистрации недвижимости» есть формулировка, согласно которой ксерокопии учредительных документов должны быть заверены с помощью печати юр. лица при условии ее наличия. Подобные уточнения были добавлены и в другие нормативно-правовые акты федерального значения, в которых затрагивался вопрос о печати организаций. Из этого следует, что компания сама принимает решение об использовании штампов или отказе от этого способа заверки. Если печати не было изначально, а применение не обозначено в тексте устава, документы оформляются без нее.
Те же самые правила действуют для налоговых отчетов. Документы, оформляемые в электронном виде, заверяются при помощи ЭЦП, никаких печатей для удостоверения их подлинности не нужно. Кроме того, ФНС сообщает, что с 7.04.2015 г. компании, работающие в статусе ООО или АО, могут не пользоваться штампами и не заказывать их разработку. Документацию, подаваемую в налоговую службу, должны принимать и обрабатывать вне зависимости от наличия оттиска.
Также ФНС напоминает, что юр. лица и индивидуальные предприниматели, сдающие налоговую отчетность в бумажном формате, тоже вправе не пользоваться печатями, поскольку в Налоговом кодексе РФ отсутствуют требования, регламентирующие этот вопрос. Иначе говоря, служба примет отчетные документы, если они оформлены по установленному образцу и заверены соответствующими подписями, тогда как оттиск уже необязателен.
Нужны ли штампы в первичной документации?
Список реквизитов, которые содержатся в первичных документах и являются обязательными к указанию, регламентирован ст. 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года. В соответствии с этим законом «первичка» должна содержать следующие данные:
- наименование документа;
- дата оформления;
- имя составителя;
- содержание конкретного факта хозяйственной деятельности;
- другие сведения;
- ФИО ответственных должностных лиц и их подписи.
Если изучить законодательство, легко заметить, что печать организации не входит в перечень обязательных к указанию в документации реквизитов. Иначе говоря, ее отсутствие не делает первичные документы недействительными.
Надо ли ставить штамп в договорах?
При оформлении гражданско-правового соглашения (далее — договора ГПХ) печать также не является обязательным атрибутом. Причина этого кроется в формулировке ст. 160 Гражданского кодекса РФ, согласно которой сделка в письменном виде совершается посредством оформления документа, выражающего смысл процедуры и заверенного подписями лиц-участников.
Письменная форма заключения соглашений считается выполненной и соответствующей законодательным требованиям и в случае, если для этого применялись электронные технические средства и технологии, включая ЭЦП. Что касается использования печати, то оно может быть установлено исключительно по соглашению сторон в соответствии с абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ, поскольку относится к вспомогательным, а не обязательным требованиям.
Если до подписания договора участники сделки не обговаривают необходимость заверки оттиском, то ставить печать не требуется. Документ без печати сохраняет юридическую силу, а само соглашение не может быть признано ничтожным или недействительным лишь по этой причине. Подобный вывод можно сделать, например, из решения Арбитражного суда № А40-26749/13 от 18 марта 2015 года. Кроме того, определение ВС РФ № 308-ЭС14-1964 от 27 октября 2014 уже позволяло сделать вывод об отсутствии обязательности применения печатей при оформлении договора.
Практические трудности в работе ООО без печати
На практике организации, работающие без штампа, сталкиваются с несколькими проблемами:
- Слишком медленные изменения законодательства, которые осуществляются поэтапно, сопровождаются трудностями в адаптации к ним государственных органов. Многие ООО просто не знают, как аргументировать подачу документов без заверки оттисками, а госорганы, не имея четких инструкций, настаивают на устаревших шаблонах оформления.
- Отмена обязательности актуальна не для всех документов. Например, ПКО и РКО №КО-1/КО-2, чье оформление регламентировано постановлением Госкомстата №88 от 18 августа 1998 года, по-прежнему предусматривает необходимость заверки печатью; то же самое касается бланков строгой отчетности (см. правительственное постановление №359 от 6 мая 2008 года).
- Многие контрагенты, видя, что ООО работает без печати, склонны расценивать это как попытку смошенничать. Рейтинг доверия к таким организациям априори снижается, а в ряде случаев сотрудничество вовсе становится невозможным, если у контрагента в уставе прописано обязательное использование печати.
Представители ФНС рекомендуют придерживаться стандартной схемы заверки документов, пока изменения в законодательной сфере не будут окончательными, а работа организаций без печати перестанет выглядеть сомнительной.